trabajo 01 de Excel

MICROSOFT  EXCEL

DEFINICION:

Microsoft Excel es una aplicación bastante amplia, que nos permitirá hacer desde las funciones más sencillas como sumar o guardar datos, hasta hacer complejas funciones, gráficos, estadísticas, podremos incluso hacer pequeñas aplicaciones para la vida cotidiana. Microsoft Excel es una aplicación fácil de usar, y trae las mismas pautas de las versiones anteriores, aunque con aporta interesantes novedades que describiremos a lo largo del curso.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS QUE POSEE EL PROGRAMA EXCEL:

Celdas.- Esta es la principal forma de ingresar datos, emula directamente los libros de contabilidad.

Efectos.- Son procesos predefinidos en los que introducimos datos y se producen las sumas o movimientos de graficas automáticamente al existir modificaciones, podemos incluir imágenes que muestren los datos o aspectos directos de la información introducida.

Formatos.- Esta es una de las características que más destacan, pues pueden tener diversos formatos, cambiando desde alineación, hasta tipo y color de letras.

Gráficas.- Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las estadísticas de los datos que estamos manejando.

Herramientas.- Las herramientas son pequeños procesos predefinidos, que modifican el denominado libro. Con estas se pueden dar efectos que se modifican según los usos que se le den.

Vínculos.- En las hojas de Excel, se pueden insertar vínculos, imágenes o directamente direcciones de internet que se abren automáticamente al hacer clic en el enlace.

Plantillas.- Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la creación de diversos documentos como:

• Agendas
• Calendarios
• Facturas
• Horarios
• Informes
• Presupuestos etc.

Además de que el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas con las especificaciones que necesite.

Compatibilidad.- Este sistema comparte la denominada compatibilidad, que le permite abrir y editar documentos de este tipo realizadas con plataformas similares como son:

• Open office
• KOffice
• Star Office etc.

Evolución.- Este sistema se adapta a las necesidades, transformándose eventualmente mediante actualizaciones o nuevas versiones.

Así, cada nueva versión se encuentra mejor estructurada que la anterior, con más funciones y retirando funciones que resultan obsoletas.

Auto textos.- Esta es una de las funciones automáticas más utilizadas, y es cuando los usuarios ingresan datos iguales o similares en las casillas, y el programa los auto-detecta y los convierte en textos con formato y completándolos.

Herramientas.- Cuenta con diversas herramientas para con las que se realizan varias tareas, como autosuma y otras con las que se facilita hacer diversas operaciones dentro de las distintas celdas que componen la hoja de cálculo automatizando las operaciones evitando al usuario hacer cada operación por separado.

Difusión.- Por las distintas herramientas, la facilidad de manejo que posee y demás capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido el programa de hoja de cálculo que en los últimos años ha tenido mayor difusión en el mundo.

DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE EXCEL

Partes del Entorno de Excel:

*- Cinta de Opciones:

Se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.

Está compuesta por la letra de la columna y el número de la fila. Ejemplo A1

*- Cuadro de Nombres: 
Lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del nombre asignado a un rango.
*- Barra de Fórmulas: 

—Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se selecciona una imagen.

‘

*- Nombre de una celda:

‘

Muestra el contenido de una celda y permite la creación de fórmulas usando un asistente el cual está ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la escritura de la fórmula en forma manual.

GUARDAR LIBRO DE EXCEL

Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web, por ejemplo), todo el trabajo de guardar se realiza en la pestaña Archivo.

Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro existente en su ubicación actual, debe usarGuardar como para guardar el libro por primera vez, en una ubicación diferente, o para crear una copia del libro en la misma ubicación o una ubicación distinta. A continuación le mostramos cómo hacerlo:

1.    Haga clic en Archivo > Guardar como.

2.    Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro. Por ejemplo, para guardar en su escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic en Equipo.

SUGERENCIA   Si desea guardar en su ubicación de OneDrive, haga clic en OneDrive y, a continuación, regístrese (o inicie sesión). Para agregar sus propios sitios a la nube, como una ubicación de Office 365SharePoint o de OneDrive, haga clic en Agregar un sitio.

3.    Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea en su carpeta Documentos.

Para elegir otra ubicación en el equipo, haga clic en Escritorio y, a continuación, elija el lugar exacto donde desea guardar su libro.

4.    En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro nuevo. Escriba un nombre diferente si está creando una copia de un libro existente.

5.  Para guardar el libro en un formato de archivo diferente (como .xls o .txt), en la lista Guardar como tipo(debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el formato que desee.

6.    Haga clic en Guardar.

Anclar su ubicación para guardar favorita

Cuando haya terminado de guardar el libro, puede "anclar" la ubicación en la que ha guardado. Así se conservará disponible la ubicación para que pueda usarla de nuevo para guardar otro libro. Si tiende a guardar cosas en la misma carpeta o ubicación, de esta manera puede ahorrar mucho tiempo. Puede anclar tantas ubicaciones como desee.

1.    Haga clic en Archivo > Guardar como.

2.    Debajo de Guardar como, elija el lugar donde guardó el libro por última vez. Por ejemplo, si guardó el libro en la carpeta Documentos del equipo, y desea anclar esa ubicación, haga clic en Equipo.

3.    Debajo de Carpetas recientes de la derecha, señale la ubicación que desea anclar. Una imagen de alfiler aparecerá a la derecha.

4.    Haga clic en la imagen para anclar dicha carpeta. La imagen se muestra ahora como anclada . Cada vez que guarda un libro, esta ubicación aparecerá en la parte superior de la lista debajo de Carpetas recientes.

SUGERENCIA   Para desanclar una ubicación, solo tiene que hacer clic en la imagen de alfiler anclada  de nuevo.

Activar Autorrecuperación

Excel guarda automáticamente su libro mientras trabaja en él, en el caso de que algo ocurra, como que se vaya la corriente. Esto se denomina Autorrecuperación. Esto no es lo mismo que guardar el libro, por lo que no debe estar tentado a depender de la Autorrecuperación. Guarde el libro con frecuencia. Sin embargo, la Autorrecuperación es una buena manera de tener una copia de seguridad, en el caso de que ocurra algo.

Asegúrese de que la opción de Autorrecuperación está activada:

1.    Haga clic en Archivo > Opciones.

2.    En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Guardar.

3.    Debajo de Guardar libros, asegúrese de que la opción Guardar información de Autorrecuperación cada n minutos está activada.

4.    Establezca los minutos para la frecuencia con que desea que Excel realice una copia de seguridad de su trabajo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

RESUMEN

¿Qué Es Excel?

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Características

Celdas.- Esta es la principal forma de ingresar datos.

Efectos.- Son procesos predefinidos en los que introducimos datos y se producen las sumas o movimientos de graficas automáticamente al existir modificaciones.

Formatos.- Esta es una de las características que más destacan, pues pueden tener diversos formatos, cambiando desde alineación, hasta tipo y color de letras.

Gráficas.- Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las estadísticas de los datos que estamos manejando.

Herramientas.- Las herramientas son pequeños procesos predefinidos, que modifican el denominado libro. Dan efectos que se modifican.

Vínculos.- En las hojas de Excel, se pueden insertar vínculos, imágenes o directamente direcciones de internet.

Plantillas.- Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la creación de diversos documentos como:

• Agendas
• Calendarios
• Facturas
• Horarios
• Informes
• Presupuestos etc.

Además de que el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas con las especificaciones que necesite.

Compatibilidad.- Este sistema comparte la denominada compatibilidad, que le permite abrir y editar documentos de este tipo realizadas con plataformas similares como son:

• Open office
• KOffice
• Star Office etc.

Evolución.- Este sistema se adapta a las necesidades, transformándose eventualmente mediante actualizaciones o nuevas versiones.

Así, cada nueva versión se encuentra mejor estructurada que la anterior, con más funciones y retirando funciones que resultan obsoletas.

Auto textos.- Esta es una de las funciones automáticas más utilizadas, y es cuando los usuarios ingresan datos iguales o similares en las casillas, y el programa los auto-detecta y los convierte en textos con formato y completándolos.

Herramientas.- Cuenta con diversas herramientas para con las que se realizan varias tareas, como autosuma y otras con las que se facilita hacer diversas operaciones dentro de las distintas celdas que componen la hoja de cálculo automatizando las operaciones evitando al usuario hacer cada operación por separado.

Partes del Entorno de Excel:

*- Cinta de Opciones:

Se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.

‘

—Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se selecciona una imagen.

‘

*- Nombre de una celda:

Está compuesta por la letra de la columna y el número de la fila. Ejemplo A1

‘

*- Cuadro de Nombres: 

Lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del nombre asignado a un rango.

‘

‘

*- Barra de Fórmulas: 

Muestra el contenido de una celda y permite la creación de fórmulas usando un asistente el cual está ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la escritura de la fórmula en forma manual.

Grabar un Libro en Excel

1.    Haga clic en Archivo > Guardar como.

2.    Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro. Por ejemplo, para guardar en su escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic en Equipo.

3.    Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea en su carpeta Documentos.

4.   Para elegir otra ubicación en el equipo, haga clic en Escritorio y, a continuación, elija el lugar exacto donde desea guardar su libro.

5.    En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro nuevo. Escriba un nombre diferente si está creando una copia de un libro existente.

6.     

5.    Para guardar el libro en un formato de archivo diferente (como .xls o .txt), en la lista Guardar como tipo (debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el formato que desee.

6.    Haga clic en Guardar.

Anclar su ubicación para guardar favorita

Cuando haya terminado de guardar el libro, puede "anclar" la ubicación en la que ha guardado. Así se conservará disponible la ubicación para que pueda usarla de nuevo para guardar otro libro. Si tiende a guardar cosas en la misma carpeta o ubicación, de esta manera puede ahorrar mucho tiempo. Puede anclar tantas ubicaciones como desee.

5.    Haga clic en Archivo > Guardar como.

6.    Debajo de Guardar como, elija el lugar donde guardó el libro por última vez. Por ejemplo, si guardó el libro en la carpeta Documentos del equipo, y desea anclar esa ubicación, haga clic en Equipo.

7.    Debajo de Carpetas recientes de la derecha, señale la ubicación que desea anclar. Una imagen de alfiler aparecerá a la derecha.

8.    Haga clic en la imagen para anclar dicha carpeta. La imagen se muestra ahora como anclada. Cada vez que guarda un libro, esta ubicación aparecerá en la parte superior de la lista debajo de Carpetas recientes.

Activar Auto recuperación

Excel guarda automáticamente su libro mientras trabaja en él, en el caso de que algo ocurra, como que se vaya la corriente. Esto se denomina Auto recuperación. Esto no es lo mismo que guardar el libro, por lo que no debe estar tentado a depender de la Auto recuperación. Guarde el libro con frecuencia. Sin embargo, la Auto recuperación es una buena manera de tener una copia de seguridad, en el caso de que ocurra algo.

Asegúrese de que la opción de Auto recuperación está activada:

7.    Haga clic en Archivo > Opciones.

8.    En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Guardar.

9.    Debajo de Guardar libros, asegúrese de que la opción Guardar información de Auto recuperación cada n minutos está activada.

1   Establezca los minutos para la frecuencia con que desea que Excel realice una copia de seguridad de su trabajo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

SUMMARY

What is Excel?

Excel is a program that allows the manipulation of books and worksheets. In Excel, a book is the file in which they work and where data is stored. As each book can contain multiple sheets, you can organize various kinds of related information in a single file.

Features

Cells.- This is the main way to enter data.

Effects.- are predefined processes in which we introduce data and graphics sums or movements occur automatically changes to exist.

Formats.- This is one of the features that stand out, as they can have different formats, changing from alignment to type and color of letters.

Graphic.- In Excel, you can use graphics that give a visual idea of ​​the statistics that are handling data.

Tools.- The tools are small predefined processes, which modify the so-called book. Dan amending effects.

Links.- In Excel, you can insert links, images or Web addresses directly.

Templates.- has numerous preset templates that facilitate the creation of various documents such as:

• Agendas

• Calendars

•          Bills

• Timetable

• Reports

• Estimates etc.

Besides the user can create their own custom specifications need templates.

Compatibility.- This system shares the so-called compatibility, allowing you to open and edit documents of this type made with similar platforms such as:

• Open office

• KOffice

• Star Office etc.

Evolution.- This system adapts to the needs, eventually becoming through upgrades or new versions.

Thus, each new version is better structured than its predecessor, with more features and functions that are removing obsolete.

Auto texts.- This is one of the most used automatic functions, and when users enter the same or similar data in the boxes, and the program auto-detects and converts them into text format and supplementing.

Tools.- It has various tools with which various tasks such as AutoSum are made and others that is given to different operations within the different cells that make up the spreadsheet automating operations avoiding the user to each transaction separately.

Excel Environment parts:

* - Ribbon:

It is designed to help you quickly find the commands needed to complete a task. Commands are organized into logical groups, which meet in chips.

-To Reduce clutter on the screen, some tabs are shown only when necessary. For example, the Picture Tools tab is only displayed when an image is selected.

* - The name of a cell:

It consists of the column letter and row number. example A1

* - Table Name:

Place showing the current pointer cell, or assigned to a range name.

* - Formula bar:

It displays the contents of a cell and enables the creation of formulas using a wizard which is located on the left side of the bar or by writing the formula manually.

Burn a Book in Excel

1.    Click File> Save As.

2.    Under Save As, choose where you want to save the workbook. For example, to save to your desktop or in a folder on your computer, click Computer.

3.    Click Browse to find the location you want in your Documents folder.

4.    To choose another location on your computer, click Desktop, and then choose exactly where you want to save your book.

5.    In the File Name box, type a name for the new book. Type a different name if you are creating a copy of an existing book.

6.    To save the book in a different file format (such as .xls or .txt) in the Save As Type list (under the File Name box), choose the format you want.

7.     Click Save. Anchor your location to save favorite. When finished save the workbook, you can "anchor" the location where you saved. So the location be kept available so you can use it again to save another book. If you tend to put things in the same folder or location, so you can save much time. You can dock as many locations as you want.

8.    Click File> Save As.

9.    Under Save As, choose the place where you saved the book for the last time. For example, if you saved the workbook in the Documents folder on your computer, and you want to anchor that location, click Computer.

10. Recent Folders Below right, point to the location you want to anchor. An image appears on the right pin.

11. Click on the picture to anchor the folder. The image is now displayed as anchored. Each time you save a workbook, this location appears at the top of the list under Recent Folders.

Enable Auto Recovery

Excel automatically saves your book while working on it, in case something happens, as the current leave. This is called Auto recovery. This is not the same as keeping the book, so it should not be tempted to rely on Auto Recovery. Save the book often. However, the Auto Recovery is a good way to have a backup in case something happens.

Make sure the Auto Recovery option is enabled:

12. Click File> Options.

13. In the Excel Options dialog box, click Save.

14. Under Save Workbooks, make sure that the Save option Auto recovery information every n minutes is activated.

15. Set the minutes for how often you want Excel to make a backup of your work and then click OK

APRECIACIÓN DEL EQUIPO

El Programa de Microsoft Excel es muy útil ya que podemos desarrollar cálculos matemáticos, en el cual muestra una de cálculos para poder realizar cualquier tipo de cuentas, asi como de finanzas, estadísticas y mucho más.

Es muy interesante y les recomiendo usarlo para que puedan llevar a cabo sus cuentas de todo tipo

CONCLUSIONES

1.     Excel es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.

2.     Excel es un programa que ofrece muchas ventajas al usuario como son: tablas de datos, macros, graficas, entre otros y es fácil de usar. Anteriormente se explicó las opciones básicas que ofrece este programa, ahora te invito a que le des uso a estos conocimientos básicos y explores la cantidad de opciones que este programa te ofrece.

RECOMENDACIONES

1- Crea siempre un campo clave en todas las tablas

Para la mayoría de las tablas es obvio su campo clave, por ejemplo, para la tabla de empleados, el NIF, solemos utilizarlo como campo clave. Para una tabla de “Marcas” solemos crear un campo clave auto numérico que pueda asignar un número único a cada una de ellas pero habrá otras tablas que creemos que no lo necesiten como por ejemplo la que nos relacione Películas con Actores. Mi consejo es que incluso a esas tablas se le cree un campo clave. Si no lo lleva, crea un campo auto numérico y que sea el campo clave. La razón de ser es que con los años, si nuestra base de datos madura lo suficiente como para exportar los datos a servidores más profesionales terminarán haciéndonos falta. Mejor prevenir que curar.

2- No uses espacios en los nombres de las tablas ni de los campos

Cuando empezamos a utilizar Access tendemos a nombrar las cosas por su nombre, por ejemplo si creamos una tabla para almacenar las tareas comunes no la nombres como suena “Tareas comunes”, ese espacio entre las dos palabras aunque al principio te permita identificar la tabla más fácilmente, a la larga en un problema cuando evoluciones y empieces a trabajar con código VBA. Entonces esos espacios se convierten en un problema para que VBA los entienda y lo mismo pasa con el nombre de los campos, en este caso puedes poner el nombre a la tabla como “TareasComunes” o “Tareas_Comunes”. Un campo que almacene el nombre y los apellidos de tus clientes puedes llamarlo “NombreYapellidos” o “Nombre_y_Apellidos”, créeme que a la larga te ahorrarás muchos dolores de cabeza.

3- Relaciona siempre las tablas

Aunque parezca obvio esta parte es donde más he visto pecar a la gente que empieza a utilizar Microsoft Access. Como sistema de base de datos relacional es muy importante que tengamos muy claro desde el principio las relaciones que existen entre tablas y realizarlas, siempre que podamos, nada más crearlas. No lo dejes para después ya que terminamos olvidándolo y con el tiempo nos encontramos desagradables sorpresas.

4- Elige el tamaño de los campos adecuado

Cuando creamos un campo de texto, por ejemplo, Access le asigna el tamaño máximo del campo a 255 caracteres y nuestro defecto es no modificar ese valor, mejor que sobre y no que falte. Sin embargo pecar de precavido por exceso, con los años, nos puede perjudicar y es que, aunque no lleguemos a rellenar esos 255 caracteres, Access se los reserva en cada nuevo registro. Si hemos creado un campo de texto para guardar un código postal cuesta bien poco en el momento de crearlo de limitar su tamaño a 5 caracteres, o si es un DNI o NIF limitarlo solo a 10.

5- Utiliza encarecidamente las reglas de validación

Pensemos en las personas que utilizarán nuestra base de datos, ¿te cuento un secreto? Somos manazas, si, y mucho. No he visto una persona que no cometa un error en su vida y tecleando se le escape un dedo, el dedo tonto, y pulse la tecla que no es anotando para un chicle, por ejemplo, en vez de 0,10€, unos exagerados 100€. Reconozcámoslo, somos así, nosotros y los usuarios de nuestra aplicación, así que no nos queda otra que poner todos los medios a nuestro alcance para evitar que esos errores involuntarios. Si tenemos que almacenar una fecha de nacimiento de nuestros clientes no permitas que el usuario introduzca una fecha superior a hoy, utiliza una regla de validación como “

GLOSARIO DE TÉRMINOS

1. Manazas: adj./s. com. fam. Se aplica a la persona que es torpe, especialmente con las manos.

2.    Presupuesto es, en este sentido, la cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos

3.    Planificador: persona, grupo que se encarga de elaborar un plan para el desarrollo de una actividad.

4.   Recopilar:Juntar o reunir varias cosas dispersas, especialmente escritos, bajo un criterio que dé unidad al conjunto

LINKOGRAFIA

1.   http://www.lalila.org/tutoriales/CURSO%20_Ofimatica%20_II%20_MS%20_Excel_Apuntes.pdf

2.    http://www.ejemplode.com/8-informatica/3428-caracteristicas_de_excel.html

3.    http://www.ejemplode.com/8-informatica/3428   caracteristicas de_excel.html

4.    https://blankg.wordpress.com/excel-2/entorno-de-excel/

5.https://support.office.com/es-cl/article/Guarde-el-libro-92e4aae0-452d-497f-a470 570610ff720a