FORMULAS

Una fórmula en Excel es una expresión utilizada para hacer cálculos sobre uno o más datos y produce un nuevo valor. Este valor será devuelto en la misma celda en la que ingresaste la fórmula.

¿Una expresión?

Sí, es una expresión porque se trata de una secuencia de caracteres que respetan ciertas reglas para su escritura y sirven para expresar o dar a entender algo. Es igual a las expresiones matemáticas que viste alguna vez en el colegio.

Luego de haber procesado los datos, el resultado será devuelto en la misma celda en la que escribiste la fórmula. Esto significa, que una vez que termines de escribir la fórmula y la aceptes, no verás la expresión sino que verás el resultado de dicha expresión.

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Dato importante

Para que Excel considere a un texto como fórmula, debes primero escribir el signo ‘igual a’ (=)

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Veamos una fórmula sencilla:

Esta es una fórmula, una expresión que sugiere que a la unidad, le sumes dos más.

Por supuesto, el resultado es obvio. La respuesta es 3. Entonces lo que verás en la celda, después de presionar la tecla Enter, no será esta expresión sino su resultado: 3

¿Ves? A pesar de que escribimos la expresión =1+2, excel lo que muestra es el resultado de la evaluación que realiza dicha expresión o fórmula.

COMPONENTES DE UNA FORMULA

Las partes de una fórmula en Excel

En general, las fórmulas están compuestas por uno o más de los siguientes elementos:

Constantes

Son los valores escritos directamente en la fórmula. Un ejemplo es el caso anterior en el que escribimos la fórmula 1+2. En este caso, el 1 y el 2 son los valores constantes, porque siempre mantendrán su valor y no cambiarán en la fórmula a menos que tú modifiques la fórmula.

Referencias

La forma de darle mayor flexibilidad a una fórmula es utilizando referencias. Las referencias de celdas son valores que apuntan a una celda que contiene el valor que queremos utilizar y se comportan como valores variables.

Basta con cambiar el valor de la celda y podemos variar los resultados, sin modificar la fórmula.

Operadores

Los operadores sirven para especificar el tipo de operación que deseas realizar con elementos determinados de tu fórmula.

En su mayoría son operadores que ya has visto, como los operadores aritméticos  que utilizamos para la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/).

En el camino, te encontrarás con cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, de texto y de referencia.

Funciones

Una función es una fórmula predefinida que te provee Excel para hacer un determinado cálculo con uno o varios valores.

Una de las primeras funciones que seguramente utilizarás, es la función Suma().

Esta función se encarga de tomar uno o varios valores y sumarlos entre sí. Al igual que con cualquier fórmula escrita en Excel, esta te mostrará directamente el valor resultante del cálculo realizado.

Una fórmula puede tener una o varias funciones en su definición. Todo depende de qué tan complejo sea el cálculo que quieres realizar. Muchas veces, una función te ayuda a escribir fórmulas más cortas

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores.  Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

OPERADORES

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. 

+ (signo más)

Suma

3+3


– (signo menos)

Resta
Negación

3–1
–1


* (asterisco)

Multiplicación

3*3


/ (barra oblicua)

División

3/3


% (signo de porcentaje)

Porcentaje

20%


^ (acento circunflejo)

Exponenciación

3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

= (signo igual)

Igual a

A1=B1


> (signo mayor que)

Mayor que

A1>B1


< (signo menor que)

Menor que

A1<B1


>= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1


<= (signo menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1


<> (signo distinto de)

Distinto de

A1<>B1


Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.


& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo

("Viento"&"norte")


Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Ejemplo

: (dos puntos)

Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.

B5:B15


; (punto y coma)

Operador de unión, que combina varias referencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)


(espacio)

Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a las dos referencias

B7:D7 C6:C8

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

: (dos puntos)

(un solo espacio)

; (punto y coma)

Operadores de referencia


–

Negación (como en –1)


%

Porcentaje


^

Exponenciación


* y /

Multiplicación y división


+ y -

Suma y resta


&

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)


=
< >
<=
>=
<>

Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Fórmulas compuestas en Excel 

No siempre las fórmulas que se requieren utilizar son fórmulas simples ( fórmulas en las que sólo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar fórmulas en donde se requieren dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así como también, para la evaluación de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo, la fórmula =PI()*B1^2 que se presentó anteriormente, es una fórmula compuesta ya que tiene 2 operadores aritméticos ( * y ^ ).

Una fórmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:
= <operando_A> <operador 1> <operando B> <operador 2> <operando_C > …….
Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una fórmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

2.2.1 Orden en que Excel realiza las operaciones en las fórmulas Como se mencionó anteriormente, una fórmula está compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado.

2.2.2 Precedencia de los operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda.

2.2.3 Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.

Por ejemplo, la siguiente fórmula: =5+2*3 

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como: =(5+2)*3

En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 más el valor constante 25, y después divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5.

¿Qué son las referencias en Excel?

Todo usuario de Excel debe saber que todas las hojas están divididas en columnas y filas. Esta división se hace evidente en la interfaz gráfica de Excel de la siguiente manera:

• Por debajo de la barra de fórmulas se encuentran los encabezados de columna identificados por una letra.
• En el extremo izquierdo están los encabezados de fila que muestran un número.
• En el área de trabajo tenemos una cuadrícula que delimita el área de cada celda de la hoja y donde se puede observar que cada una de ellas pertenece a una determinada columna y fila.

En la imagen anterior, la celda seleccionada (celda activa)es la celda que se encuentra bajo la columna B y en la línea 3 y por lo tanto su dirección dentro de la hoja será B3. La referencia de una celda siempre constará de dos partes: la primera parte indicará la letra (o letras) de la columna a la que pertenece y la segunda parte indicará su número de fila.

Excel siempre nos ayudará a conocer fácilmente la referencia de la celda activa. En primer lugar, el encabezado de la columna y fila de la celda seleccionada estarán resaltados en un color diferente al resto de los encabezados. Además el Cuadro de nombres siempre mostrará la referencia de la celda activa tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

En conclusión, la referencia de una celda nos indica su ubicación dentro de una hoja, es decir, nos ayuda a conocer rápidamente la columna y fila a las que pertenece.

Tipos de referencias en Excel

Una referencia siempre será la dirección de una celda dentro de una hoja y siempre estará formada por la columna y fila en donde se ubica la celda. Así que, cuando hablamos de tipos de referencias en Excel estamos hablando sobre los diferentes tipos de comportamiento que pueden tener las referencias al momento de ser copiadas a otras celdas.

Es muy fácil copiar fórmulas en Excel, pero ¿qué sucede con las referencias de dicha fórmula al momento de hacer la copia? Es ahí en donde su comportamiento dependerá del tipo de referencia que se haya utilizado y analizaremos las alternativas que tenemos en las próximas tres secciones.

Referencias relativas en Excel.

De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que al momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula.

 Por ejemplo, supongamos que en la celda C1 tenemos la fórmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el resultado de esta operación si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:

Si ahora copio (Ctrl+C) la fórmula de la celda C1 y la pego (Ctrl+V) en la celda C3, obtendré el siguiente resultado:

La fórmula que ha sido copiada a la celda C3 nos devolverá como resultado el valor cero. Al revisar la fórmula de dicha celda nos daremos cuenta que eso se debe a que Excel ha modificado automáticamente las referencias de la fórmula. En lugar de la celda A1 ahora tenemos la celda A3, y en lugar de la celda C1 que teníamos originalmente, ahora tenemos la celda C3.

En este ejemplo hemos copiado la fórmula hacia una celda de la misma columna, pero dos filas por debajo y eso es lo que indicará a Excel el ajuste a realizar en las referencias. Ya que no hubo cambio en la columna, ésta permanecerá igual en la nueva fórmula, pero ya que copiamos una celda que está dos filas hacia abajo, Excel realizará dicho ajuste sumando la misma cantidad de filas a las referencias. Ahora observa lo que sucede si vuelvo a copiar la fórmula de la celda C1 y la pego en la celda F2.

En esta ocasión la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a la derecha de la celda original y por lo tanto las referencias se adecúan a tal movimiento añadiendo tres columnas y una fila a cada referencia de la fórmula copiada.

Las referencias relativas son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un rango de datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y B tienen valores numéricos y ahora necesito colocar la multiplicación de ambos valores en la columna C. Para hacerlo rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio dicha fórmula hacia debajo:

De esta manera obtendremos automáticamente el resultado correcto para cada fila ya que Excel modifica las referencias en cada fórmula mientras es copiada hacia abajo.

Referencias absolutas en Excel.

Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca igual aún después de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera:

Si tomamos el primer ejemplo de la sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente resultado:

En este caso la celda C3 devolverá el mismo resultado que la celda C1 porque ambas fórmulas hacen referencia a las mismas celdas aún después de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto al copiar la fórmula de la celda C1 hacia la derecha:

Al convertir las referencias en absolutas, no importa a donde copiemos la fórmula, dichas referencias permanecerán siempre fijas. Para dejar en claro el uso de las referencias absolutas, supondremos una tabla de datos como la siguiente:

La celda C2 hace el cálculo del área para el primer círculo tomando en cuenta el valor de Pi que está almacenado en la celda F1. En este momento la referencia a la celda F1 es relativa y si copio la formula hacia abajo obtendré el siguiente resultado:

Al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modifica la referencia a la celda F1 y le agrega una fila más para convertirla en una referencia a la celda F2 que es el comportamiento natural de las referencias relativas. Para hacer que nuestras fórmulas hagan siempre referencia a la celda F1 debemos transformar dicha referencia en absoluta:

Observa con detenimiento que la única referencia que he convertido en absoluta es la de la celda $F$1. La otra referencia a la celda B2 la he dejado como relativa porque necesito que sea modificada por Excel para tomar el valor del radio de cada círculo conforme se copie la fórmula hacia abajo. El resultado después de copiar la fórmula será el siguiente:

Todas las fórmulas harán referencia a la celda F1 porque está establecida como absoluta, pero Excel modificará correctamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el resultado correcto.

Con esto hemos cubierto los dos tipos de referencias en Excel más utilizados.

Referencias mixtas en Excel

En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la columna como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce como referencias mixtas.

Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo “$”al número de la fila. En la siguiente imagen podrás ver un resumen de los tipos de referencias que hemos revisado hasta ahora:

Si colocas la fórmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la fórmula se mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la columna $A fija. Por el contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel modificará el número de fila:

Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la fórmula =A$1 y copiamos hacia la derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos fijado solamente la fila:

Estos son los cuatro tipos de referencias de los cuales puedes elegir al momento de construir tus fórmulas. Recuerda que esta clasificación se basa en el comportamiento de la referencia al copiar una fórmula.

LINKOGRAFÍA

1.    http://raymundoycaza.com/que-es-una-formula-en-excel/

2.    https://exceltotal.com/formulas-de-excel/

3. https://support.office.com/es-mx/article/Operadores-de-c%C3%A1lculo-y-prioridad 48be406d-4975-4d31-b2b8-7af9e0e2878a?ui=es &rs=eSMX&ad=MX#bmtypes_of_operators

4.    http://yesenia-excel.blogspot.com/2011/02/formulas.html

5.    https://exceltotal.com/referencias-en-excel/